No hay duda de que las reuniones telemáticas se han convertido en el tipo de reunión preferida por las empresas. Este hecho ha quedado todavía más patente tras la pandemia, donde quedaron a la luz las enormes ventajas que la comunicación por videoconferencia aportaba a las empresas por el enorme ahorro de tiempo y recursos que presentaba, mejorando, por tanto, la productividad de los empleados.
Sin embargo, con la pandemia también quedó patente que muchas de las empresas carecían de las herramientas necesarias para asegurar una comunicación telemática o por videoconferencia adecuada con otras empresas, sus propios empleados o partners.
No obstante, y vistas las ventajas que supone este tipo de comunicación, la mayoría de las empresas ya se han puesto manos a la obra y han comenzado a equipar salas expresamente para ello. Estas salas de videoconferencia son entornos pensados y diseñados expresamente para la comunicación a distancia, y en ellos se encuentran elementos y herramientas indispensables para que esa comunicación sea perfecta.
Hoy en día, además, la tecnología nos permite que esos elementos o herramientas se adapten a la perfección a las condiciones propias de la sala, el tipo de comunicación o, incluso, los propios comunicadores.
En este post te vamos a contar cuáles son los puntos fundamentales a tener en cuenta a la hora de diseñar una sala de videoconferencias perfecta, que dispositivos debe tener y qué modelos se adecúan más a las exigencias de cada entorno.
Comenzamos.
Diseñando la sala de videoconferencias perfecta
El tamaño si que importa
A la hora de diseñar una sala de videoconferencia, lo primero que debemos tener en cuenta es el tamaña propio de la sala.
Hoy en día existen soluciones para cualquier tipo de sala y cualquier tamaño. Por esta misma razón hay que tener eso muy en cuenta, ya que el equipamiento tendrá unas características diferentes según sea un tamaño u otro.
Existen básicamente 3 tamaños de sala: sala pequeña, mediana y grande. Las salas pequeñas son salas habilitadas para no más de 5 personas, las medianas están habilitadas para alrededor de las 8 personas y las grandes para 12. Estos tamaños son por supuesto aproximados y dependerá también de los m2 de la sala.
2 elementos que no pueden faltar
Sea cual sea el tamaño de la sala que pensamos habilitar como sala de videoconferencia, hay 2 elementos que son comunes a todas ellas: la videocámara y el monitor o panel interactivo.
El primero, evidentemente, sirve para captar y enviar nuestra imagen y nuestro sonido con la mejor calidad posible. El segundo para recibirla con igual calidad.
En cuanto a las cámaras, es importante elegir la correcta según las dimensiones de nuestra sala, ya que existen cámaras especialmente diseñadas y fabricadas para cada uno de los 3 tamaños: small room, medium room y large room. Lo mismo ocurre con los monitores y los paneles digitales, ya que existen distintos tamaños cada uno de los cuales es perfecto para salas pequeñas, medianas y grandes.
Debemos incidir aquí entre las diferencias importantes entre monitores y paneles táctiles interactivos. El monitor es simplemente una pantalla de visionado de calidad para recibir imágenes en remoto de la persona o personas con las que mantenemos la comunicación. Los paneles interactivos táctiles, por su parte, nos permiten mucho más que solo recibir imágenes, ya que podremos interactuar con documentos, enviar presentaciones, dinamizar el trabajo colaborativo a tiempo real, tener acceso instantáneo a la nube, y una enorme cantidad más de posibilidades y prestaciones que llevarán tus reuniones telemáticas a otro nivel.
Sin embargo, la elección entre un monitor y un panel interactivo dependerá siempre de nuestras necesidades y del tipo de comunicación que queramos tener.
Videocámaras para conferencias
A continuación vamos a daros algunos ejemplos de videocámaras de gran calidad para cada uno de los tamaños de sala y con la que seguro que obtendréis una experiencia de imagen y sonido extraordinaria.
Logitech MeetUp
Es una cámara perfecta para salas pequeñas (small room). Posee una lente ultra gran angular y las tecnologías de Logitech RightSight de control de cámara y RightSound (que incluye una matriz de micrófono con formación de haces que captura el habla, nivelando de forma automática las voces y suprimiendo el ruido). A nuestro juicio, la mejor opción para espacios reducidos.
Aver VB342+
La mejor opción para salas de tamaño medio y la cámara más avanzada de Aver. Incorpora todo lo necesario para una calidad de imagen y sonido excepcionales: SmartFrame, SmartSpeaker, True WDR y FOV 120°, lo que la convierte en una cámara insuperable para medium rooms.
Logitech Rally Plus
Sin duda, la mejor opción para salas de reuniones grandes y la solución más avanzada de Logitech. La cámara Rally Ultra-HD presenta componentes ópticos avanzados y tecnologías muy avanzadas que ofrecen un rendimiento impresionante sea cual sea el tamaño o la forma del espacio de la reunión. Posee un sistema de imagen Ultra-HD que produce vídeo nítido, color extraordinario y precisión óptica excepcional con resoluciones de hasta 4K. La tecnología LogitechRightLight™ optimiza el equilibrio de la luz para destacar los rostros y presentar tonos de piel naturales, incluso en condiciones de luz tenue o a contraluz. Además, viene dotada con el control de la cámara Logitech RightSight™, que hace que la lente se mueva y ajuste automáticamente para encuadrar correctamente a los presentes.
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Monitores
Además de una buena cámara, en una sala de videoconferencias no puede faltar un buen monitor, en el que recibiremos la imagen de aquellas personas con las que nos estemos reuniendo telemáticamente.
Aquí de nuevo el tamaño de la sala condicionará el tamaño óptimo del monitor.
Para salas pequeñas, un monitor de entre 43 y 55 pulgadas sería suficiente. Para salas de tamaño medio, se recomiendan monitores de entre 65 y 75 pulgadas. Por su parte, para salas de videoconferencia grandes, se recomiendan monitores de entre 75 y 86 pulgadas.
Existen muchas marcas de monitores, pero nosotros recomendamos los de BenQ, ya que ofrecen una enorme calidad tanto de la imagen como del sonido.
Paneles interactivos
En los últimos años, los paneles interactivos están desplazando a los monitores como la opción preferida por muchas empresas para sus salas de videoconferencia. La razón es que permiten una comunicación telemática mucho más dinámica, potenciando el trabajo en equipo y colaborativo y fomentando el intercambio de ideas. Los avances en este tipo de paneles han hecho que sean la mejor solución para gran cantidad de empresas, ya que la mayoría de estos paneles vienen con plantillas empresariales integradas y un sin fin de herramientas y aplicaciones pre-instaladas. Como consecuencia, estos paneles interactivos estimulan la creatividad y la toma de decisiones, haciendo que las reuniones por videoconferencia sean mucho más productivas.
Una vez más, el tamaño de la sala condicionará el tamaño del panel. Para salas pequeñas, recomendamos paneles de 55 pulgadas. Por su parte, para salas de tamaño medio lo recomendable son paneles de entre 65 y 75 pulgadas. Para salas grandes recomendamos paneles de 75 a 86 pulgadas.
En cuanto a paneles interactivos, las marcas que sin duda recomendamos (por su calidad, prestaciones y gran cantidad de herramientas y aplicaciones que presentan) son Promethean y BenQ.
Soluciones inalámbricas
Por último, os hablamos de las soluciones inalámbricas como la gran tendencia de los últimos años para salas de videoconferencia. Estas soluciones (como la ClickShare de Barco) permiten que los participantes en las videoconferencias se pueden conectar y compartir contenido a distancia en cuestión de segundos, con una enorme rapidez y comodidad. Esto ha hecho de estos sistemas de conferencia inalámbricos el complemento ideal para agilizar y dinamizar una sala de videoconferencias.
Y hasta aquí este artículo en el que os hemos dado las claves para diseñar una perfecta sala de videoconferencias.
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No obstante, os recordamos que si tenéis cualquier duda, podéis contactar con nosotros directamente a través de este enlace.
